Wenn Sie Beschaffungen planen, die noch in 2025 vom Referat Beschaffung (D2.3) ausgelöst werden sollen, beachten Sie bitte folgende Termine für das Einreichen von Beschaffungsanträgen für Liefer- oder Dienstleistungen:

Auftragswert über 215.000 € (ohne USt.): spätestens 30.09.2025 (Vorab-Information an D2.3 zu beabsichtigter Beschaffung bis zum 15.09.2025)

Einzureichenden Unterlagen:

• Beschaffungsantrag
• Preisinformation / Auftragswertschätzung
• finale Leistungsbeschreibung inkl. Bewertungsmatrix

Auftragswert über 5.000 € (ohne USt.): spätestens 17.10.2025

Einzureichende Unterlagen:

• Beschaffungsantrag
• Preisinformation / Auftragswertschätzung
• finale Leistungsbeschreibung inkl. Bewertungsmatrix

Auftragswert kleiner 5.000 € (ohne USt.): spätestens 30.10.2025

Einzureichende Unterlagen

• Beschaffungsantrag
• Marktrecherche/Preisvergleich mit mindestens 3 gleichwertigen Angeboten
• „echtes“ Angebot des/der zu beauftragenden Lieferanten/Firma (erhaltenes Angebot nach konkreter Anfrage, kein Screenshot)

Bei Dienstleistungsaufträgen, die durch Nicht-Unternehmer (ohne Umsatzsteuer-ID), die an der Universität Rostock beschäftigt sind (oder in den letzten 2 Monaten beschäftigt waren) erbracht werden sollen, sind neben dem Beschaffungsantrag entsprechende Prüfvermerke und Vertragsentwürfe vollständig ausgefüllt und unterschrieben zu den genannten Fristen einzureichen. Die entsprechenden Formulare finden Sie im Dienstleistungsportal in den Prozessen 

• Vortragsleistungen vergeben (ehemals Gastvorträge)
• Dienstleistungs-/Werkverträge abschließen 

Nur für rechtzeitig im Referat Beschaffung eingegangene Beschaffungsanträge kann eine Bearbeitung mit dem Ziel einer Auftragserteilung in 2025 erfolgen. Später eingehender Anträge werden ggf. erst ab Januar 2026 bearbeitet. Beschaffungsanträge im Rahmen von Drittmittelprojekten (TG 71, 73, 74) werden auch bis zu den Betriebsferien angenommen und prioritär bearbeitet. 

Bitte denken Sie bei der Planung und Überwachung Ihres Budgets 2025 daran, dass die Auftragserteilung von Beschaffungen keine automatische Übertragung von Resten Ihres Budgets bedeutet. Sollen Beschaffungen aus dem diesjährigen Budget finanziert werden, muss die Lieferung und Rechnungslegung noch vor Kassenschluss (i.d.R. Anfang/Mitte Dezember eines Jahres) erfolgen. 
Bitte bedenken Sie beim Einreichen von Beschaffungsanträgen auch die Bearbeitungszeit im Referat Beschaffung und die Lieferzeit. 

Zum Kassenschluss 2025 und den Übertragungen von Haushaltsresten in das neue Haushaltsjahr 2026 erhalten Sie rechtzeitig entsprechende Informationen.

Bei Fragen zu Ihren Haushaltsmitteln wenden Sie sich bitte an die Kolleginnen des Referats Haushalt. 

Bei offenen Fragen, etwa zu den einzureichenden Unterlagen, sprechen Sie uns bitte rechtzeitig an. 
Sie erreichen uns telefonisch oder per Mail (beschaffunguni-rostockde).

Martin Klook
D2.3 Referat Beschaffung